Optimisation de la planification des prises de sang à domicile des laboratoires Cerballiance

Le réseau de laboratoires de biologie médicale Cerballiance optimise la planification de ses prises de sang à domicile  grâce à la solution Kardinal. Découvrez comment Cerballiance a digitalisé la gestion des ses prises de sang à domicile et pour quels bénéfices  pour ses équipes.

Si vous préférez lire le résumé de l’étude de cas Cerballiance en pdf, c’est ici












A propos de Cerballiance

Cerballiance est un réseau composé de plus de 500 laboratoires de biologie médicale qui sont présents sur tout le territoire français, en métropole et à la Réunion. Ce réseau fait partie du groupe Cerba Healthcare, également présent dans d’autres pays : le Luxembourg, la Belgique, l’Italie et également dans certains pays d’Afrique.

En France, le réseau Cerballiance compte 4 800 collaborateurs et prend en charge plus de 70 000 patients par jour au sein de ses laboratoires, à domicile ou au sein d’établissements de santé.

Etat des lieux de l'avant projet

Une planification manuelle et par laboratoire

A l’époque quand on a commencé à travailler sur le sujet de la digitalisation de l’organisation des prises de sang à domicile, je m’occupais d’un laboratoire où tous les jours il y a avait 3 préleveurs qui sortaient. Tous les jours, j’avais beaucoup de problèmes d’organisation, de gestion des patients, de gestion des préleveurs. Le projet est né de cette idée qu’il fallait automatiser cette gestion-là.

Cécile Fargeat, Biologiste médical chez Cerballiance​

Avant le projet, les rendez-vous des prises de sang à domicile étaient enregistrés par les secrétaires la veille, puis les préleveurs répartissaient manuellement les rendez-vous dans différentes tournées pour le lendemain. Cette planification prenait environ 1h par laboratoire et il était nécessaire de refaire une vérification le lendemain matin avant le départ du laboratoire pour s’assurer que toutes les contraintes des patients étaient bien respectées.  

Cette planification était réalisée laboratoire par laboratoire, sans mutualisation possibles des rendez-vous entre laboratoires.

Une planification complexe due à des contraintes fortes

La planification de l’activité de prises de sang à domicile des laboratoires Cerballiance nécessite de prendre en compte des contraintes propres à cette activité, par exemple :

Les contraintes de ce type sont multiples et doivent être pris en compte dans l’optimisation des tournées, ce qui rend très difficile une planification manuelle efficace.

Prendre le rendez vous, créer la tournée, tenir compte des obligations en termes d’heures de passage, des petites choses à savoir pour prendre en charge les patients correctement, pouvoir leur indiquer à quelle heure approximativement on allait pouvoir passer puis tenir cet engagement. Faire tout ça à la main, il apparaissait que c’était quasiment impossible et d’ailleurs on y arrivait pas vraiment.

Cécile Fargeat, Biologiste médical chez Cerballiance

La solution

Depuis qu’on utilise la solution Kardinal, on fait la prise de rendez-vous sur l’interface web (que ce soient les secrétaires, les infirmières ou les préleveuses). Ensuite, la responsable du site indique les horaires de sortie de chaque infirmière. Puis l’algorithme se lance automatiquement et le lendemain matin, la préleveuse n’a plus qu’à prendre son téléphone et c’est parti !

Stéphanie Kopczuk, responsable administrative chez Cerballiance

La solution éditée par Kardinal est un outil métier dédié à la planification de rendez-vous prenant en compte un certain nombre de contraintes métier propre à l’activité des prélèvements biologiques à domicile : 

Les bénéfices

Au laboratoire

On mettait plus d’une heure pour dispatcher la quarantaine de patients qu’on avait par jour. On gagne minimum 1 heure de temps, ce qui fait que la personne qui s’occupait des domiciles pendant plus d’une heure peut faire autre chose au sein du labo.

Stéphanie Kopczuk, responsable administrative chez Cerballiance
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Gain de temps sur la planification

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Amélioration de la productivité

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Gestion facilitée des urgences (dispatch automatique)

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Meilleure visibilité sur les tournées en cours

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Respect des conditions préanalytiques des prélèvements

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Facilite la communication en centralisant l’information

Avant Kardinal, il fallait une communication parfaite entre tout le monde et ce n’était pas toujours le cas. Connaître les exigences de chaque patient, leurs contraintes horaires, la présence d’une aide à domicile ou autre : ça a facilité la gestion de ces contraintes horaires.

Bastien Carrara, Biologiste médical chez Cerballiance

Pour les préleveurs

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Moins de stress pour le respect des contraintes

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Moins de temps perdu lors de la réalisation de la tournée

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Moins de kilomètres parcourus

Avec Kardinal, il y a une limite de parcours : c’est-à-dire qu’auparavant, les préleveuses essayaient d’optimiser les tournées sans calculer, évidemment, le nombre de km parcourus alors qu’à présent c’est une donnée qui est « rentrée » dans Kardinal et elles ne font pas plus de 5 km durant toute la matinée.

Stéphanie Kopczuk, responsable administrative chez Cerballiance

Pour les patients

Au-delà de l’optimisation et de l’amélioration des tournées, ce qu’on apprécie beaucoup et ce que les secrétaires aiment beaucoup, c’est qu’on sait et qu’on peut estimer l’heure de passage chez les personnes. Lorsqu’elles nous appellent parce qu’elles commencent à s’inquiéter parce que l’infirmière n’est pas encore passé, on va réussir à leur dire : « vous êtes la suivante » ou « on va arriver d’ici 1h ou 1h30 », ce qui est très apprécié des patients également.

Bastien Carrara, Biologiste médical chez Cerballiance​
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Meilleur respect des contraintes du patient

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Capacité d’informer le patient de l’arrivée du préleveur

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Résultats d’analyses disponibles plus tôt

Découvrez ci-dessous le témoignage vidéo de l'équipe Cerballiance :

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