Quelles solutions mettre en place pour améliorer la qualité de ses données ?

[RAPPORT]
Les données en optimisation de tournées : état des lieux, enjeux et bonnes pratiques

Nous l’avons évoqué dans nos articles précédents sur la data en optimisation de tournées : afin de créer des tournées les plus performantes et réalistes possible, le logiciel d’optimisation a besoin de multiples données et que celles-ci soient de bonne qualité. Pourtant dans la pratique, la qualité n’est pas toujours au rendez-vous : de nombreuses informations sont manquantes ou erronées, altérant la pertinence des tournées.

L’enjeu est de sensibiliser les logisticiens à prendre soin de leurs données et d’entamer, dès maintenant, des projets data pour mieux les collecter et les stocker. Quelles solutions mettre en place pour améliorer la qualité de sa donnée ? Par où commencer et quelles sont les bonnes pratiques ?

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Mener un projet data en interne : enjeux et bonnes pratiques

Depuis plusieurs décennies, la digitalisation du secteur de la logistique a profondément transformé l’organisation des opérations de transport. Aujourd’hui, le métier des logisticiens s’est orienté vers la gestion de la donnée dont ils vont se servir pour prendre leurs décisions. Cette mutation importante du métier est de plus en plus appréhendée par les entreprises du secteur, ces dernières considérant désormais la donnée comme un élément critique pour leur compétitivité.

L’enjeu est de moderniser des procédés encore très artisanaux, parfois ancrés dans l’organisation de ces entreprises qui renseignent encore les données à la main sur Excel, voire même sur du papier. Les grands acteurs sont généralement les plus digitalisés mais certains collectent encore manuellement la donnée. Chez ces entreprises de transport, comme en messagerie, les chauffeurs ne sont pas salariés mais prestataires, ce qui complique davantage le changement des processus. Dans le cas de l’optimisation de tournées, les sous-traitants sont contractuellement autonomes sur la construction de leurs itinéraires de livraison.

Se digitaliser progressivement

Pour une entreprise de transport, digitaliser ses processus représente un chantier très important qui peut rapidement décourager les équipes et échouer. Il est donc indispensable de cibler les efforts et d’amorcer une digitalisation progressive en partant des données déjà présentes (la plupart des entreprises ayant généralement débuté des projets informatiques). La bonne pratique est de commencer son chantier data par de petits projets en termes de temps et d’efforts (peu de moyens, petite équipe projet, tests réalisés localement) en exécutant plusieurs itérations dont l’ampleur augmente au fur et à mesure. Cela permet d’acquérir une véritable maturité sur ses besoins en données. Le piège classique est de vouloir digitaliser trop rapidement et de façon trop brutale, en bouleversant toute l’organisation en place sans réellement avoir conscience de ses besoins.

Démarrer par des cas d'usage concrets et simples

Pour commencer un projet data, nous préconisons d’identifier des applications concrètes de l’impact de la donnée sur le terrain. Il peut s’agir, par exemple, d’annoncer au client l’heure d’arrivée de son colis en temps réel. Il s’agit d’un projet intéressant car cela permet d’augmenter la qualité de service perçue par le client final. En fonction du déroulé de sa tournée, le livreur peut prévenir le client d’un potentiel retard ainsi que l’heure estimée de livraison en lui envoyant un SMS. Cela suppose de disposer du numéro de téléphone (ou de l’email) du client et du séquencement de la tournée du chauffeur. Or, bien souvent, ce sont des données qui ne sont pas correctement saisies et maintenues à jour dans le système. C’est notamment sur ce point qu’il est nécessaire de sensibiliser les équipes métiers. Celles-ci sont ainsi challengées à mieux renseigner les données, de façon plus systématique et sans faire d’erreurs.

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Accompagner la conduite du changement

Le quotidien des équipes pouvant être impacté de façon importante, il est crucial de mettre en place un réel accompagnement dans la conduite du changement. Pour cela, il est pertinent de :

  • Constituer une équipe dédiée au projet, responsable de la mise en place et du suivi de cette digitalisation pour que celle-ci corresponde aux besoins des experts métiers.
  • Intégrer les équipes dès le début du projet afin de les impliquer et de récolter leurs retours d’expérience.
  • Démontrer aux opérationnels que leurs efforts apportent des bénéfices non seulement pour les clients mais également pour eux-mêmes et leur travail au quotidien.

Les projets courts et simples au début du chantier data apporteront rapidement de la valeur à l’entreprise et à ses collaborateurs. Ces derniers pourront ainsi mieux comprendre l’utilité de ce type de projet, accepter plus facilement les contraintes qui leur ont été ajoutées et les intégrer à leurs habitudes de travail. En communiquant des résultats concrets appliqués au terrain, les opérationnels appréhenderont davantage leur rôle dans la réussite du projet. Par exemple, s’ils font l’effort de collecter les adresses de façon plus qualitative, le risque d’erreur de livraison et le temps perdu à chercher la bonne adresse seront réduits. De meilleures performances seront également observées si les coordonnées des destinataires ou les horaires d’ouverture des commerces livrés sont bien renseignés dans le système, diminuant ainsi les échecs de livraison.

L’implication des équipes métiers est indispensable au succès d’un chantier data. Ce type de projet nécessite des efforts et du temps mais génère de vrais bénéfices à long terme pour l’entreprise, ses collaborateurs et ses clients.

S'appuyer sur des solutions externes pour améliorer la qualité de sa donnée

De nombreuses solutions technologiques sont à la disposition des entreprises de transport pour mieux collecter et structurer leurs données. Dans le cas des adresses postales, des systèmes d’autocomplétion existent pour permettre de pallier les mauvaises saisies : l’utilisateur n’a alors pas à saisir toute l’adresse, le système la trouve de lui-même. Ces adresses autocomplétées sont également géolocalisées, ce qui permet aux opérateurs d’être certains de disposer du bon lieu.

Considérer son prestataire en optimisation comme un vrai partenaire

Un éditeur de logiciel d’optimisation de tournées, tel que Kardinal, doit également pouvoir accompagner la société cliente dans sa transition et apporter des outils de géocodage et de visualisation de la donnée. Un éditeur doit être bien plus qu’un fournisseur de logiciel, il doit véritablement être un partenaire sur ces questions de data : le transporteur appréhende mieux ses données grâce à l’expertise de l’éditeur qui améliore, à son tour, sa compréhension du métier du client. Il est tout à fait pertinent de choisir un éditeur qui s’intéresse aux enjeux et aux problématiques du transporteur mais aussi de le challenger sur ces questions.

L’accompagnement peut également concerner l’intégration de la solution, c’est-à-dire la connexion du système d’information regroupant les données du transporteur avec le logiciel d’optimisation. Généralement, l’éditeur possède un standard d’intégration mais il est également possible de faire appel à un intégrateur pour faire le lien afin qu’il soit de bonne qualité.

Un projet d'optimisation réussi pour Kardinal et son client

Les équipes de Kardinal se sont penchées sur le projet d’optimisation des tournées d’un opérateur qui réalisait des prélèvements d’hygiène et de l’audit dans des établissements de restauration collective (cantines scolaires, hôpitaux, etc.). La contrainte majeure du projet résidait dans la forte complexité de planification due aux compétences nécessaires à chaque intervention. En fonction des prélèvements à réaliser, des compétences très spécifiques pouvaient être exigées. Conscient de cette contrainte, le client avait répertorié les compétences de ses opérateurs dans une matrice mise à jour régulièrement. Les contrats avec les établissements de restauration collective stipulaient la fréquence des visites dont il fallait tenir compte dans les tournées afin de les espacer de manière judicieuse. Ce client avait également conservé un historique précis des interventions réalisées, ce qui n’est pas commun d’observer chez les entreprises de transport.

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Cependant, pour créer des tournées pertinentes, la solution d’optimisation de Kardinal manquait d’une donnée importante : les horaires d’ouverture des établissements à visiter. Se contenter d’horaires classiques qui peuvent fonctionner la plupart du temps n’est pas satisfaisant, il est crucial de disposer d’horaires fiables et précis. En fonction de la nature du prélèvement, celui-ci peut être réalisé le matin, le midi ; pendant que les plats sont préparés ; ou le soir, une fois les cuisines fermées. Le défi était de répertorier pour un millier de sites leurs horaires d’ouverture pour chaque période de l’année et pour chaque jour de la semaine, en fonction du type d’intervention. Les équipes de Kardinal ont été impressionnées de la mobilisation des collaborateurs du client pour collecter autant de données : en deux semaines, chacun a pu partager ses connaissances du terrain que des experts internes dédiés à la data ont ensuite regroupées dans un énorme fichier. Sans cet effort, une optimisation de tournées pertinente aurait été impossible.

La problématique de la qualité de la donnée est un véritable enjeu pour les entreprises de transport. La digitalisation du secteur leur a permis de disposer d’un nombre colossal de données mais encore faut-il bien les collecter et les mettre à jour régulièrement. L’implication des équipes, notamment les opérationnels sur le terrain, dans cette recherche d’une data de meilleure qualité est décisive dans le succès des projets entrepris. Ces derniers peuvent demander beaucoup d’efforts et de temps aux équipes, pourtant leur rôle est crucial dans l’avenir de leur société : demain, les entreprises pérennes seront celles qui auront réussi à maîtriser leurs données. Il peut alors être pertinent de comptabiliser la qualité de la donnée (saisie et maintenue à jour) parmi les objectifs de l’entreprise et de ses équipes, au même titre que la qualité du transport.

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