Les 3 phases d’une conduite du changement réussie : exemple de l’optimisation de tournées
- 13 juillet 2022
- 4 mins
Chaque jour, les entreprises logistiques font face à de nouveaux défis à relever pour rester compétitives. Transformation du monde économique, développement de nouvelles technologies, évolution des attentes des consommateurs… le changement est partout pour les acteurs de ce secteur ! Les entreprises doivent rapidement prendre le pas sur ces bouleversements qui ont un impact direct sur l’organisation interne et les modes de travail.
Même si le changement est omniprésent dans nos vies quotidiennes, il n’en reste pas moins parfois inquiétant quand il nous concerne personnellement. Les évolutions dans l’entreprise peuvent ainsi susciter interrogations et réticences de la part de certains collaborateurs, ce qui peut complètement faire échouer un projet si l’adhésion n’est pas obtenue. Le concept de conduite du changement prend alors ici tout son sens pour aider les équipes à accompagner ces transformations nécessaires.
A quels changements les acteurs de la logistique et du transport sont-ils confrontés ? Comment impactent-ils leur organisation et leurs équipes ? Quelles sont les étapes clés pour réussir sa conduite du changement en interne ? Découvrez nos éléments de réponse avec des exemples concrets sur le cas de la mise en place d’un logiciel d’optimisation de tournées.
L’impact direct des changements du monde actuel sur l’organisation interne de l’entreprise
Nous l’avons vu dans notre article précédent, de nombreux bouleversements challengent les entreprises logistiques dans leur capacité d’adaptation au monde de demain. Inévitablement, leur ADN et leurs process se transforment au gré des évolutions sociétales et des nouvelles normes. Cette adaptation leur permet ainsi de prospérer dans un monde qui change constamment et de manière très rapide.
Le changement concerne de nombreux aspects internes de l’entreprise, il peut s’agir :
- De nouveaux produits,
- De nouvelles technologies,
- D’un nouveau management (arrivée d’un manager, restructuration des services),
- De nouveaux processus organisationnels ou de nouvelles méthodes de travail,
- De nouveaux cadres légaux,
- D’un changement de lieu de travail, etc.
Dans le cadre de l’optimisation de tournées, l’arrivée d’un nouveau logiciel peut venir changer les pratiques organisationnelles des équipes. Habitués à construire leurs plans de tournées manuellement ou en s’aidant de feuilles de calcul, les logisticiens doivent désormais intégrer l’outil dans leur travail quotidien. L’optimisation de tournées étant une problématique mathématique hyper complexe, le logiciel permet de calculer des itinéraires de façon la plus optimale possible et surtout beaucoup plus rapidement qu’un humain. Une solution d’optimisation de tournées telle que Kardinal fait évoluer le travail des planificateurs dans le sens où ces derniers ne créent plus de A à Z leurs tournées, mais laissent les calculs complexes à la machine pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ainsi, ils contrôlent la pertinence des tournées calculées et les ajustent manuellement en fonction de leur connaissance du terrain : tel chauffeur connaît mieux une zone que les autres, un autre s’entend mieux avec tel client, etc. Les nouvelles technologies nécessitent un temps d’adaptation et une formation à l’outil et impliquent également l’évolution des compétences des équipes.
Accompagner ces évolutions grâce à la mise en place d’une conduite du changement
Dans ce contexte, il est crucial de bien accompagner ses équipes et de ne pas les laisser livrées à elles-mêmes. Cet accompagnement adapté peut être mené grâce à l’instauration d’une véritable conduite du changement. Cela consiste à mettre en place des actions pour aider les salariés à comprendre et accepter le changement pour ensuite l’intégrer dans leurs pratiques.
Selon une étude du Journal du Management, 73% des managers estiment que la conduite du changement est un projet essentiel dans la vie de l’entreprise et ils sont 87% à penser qu’il génère un résultat bénéfique, voire salutaire pour la société.
La conduite du changement a été théorisée à la fin des années 1940 par un modèle développé par Kurt Lewin, chercheur américain en psychologie sociale. Après s’être intéressé aux dynamiques de groupes et aux résistances aux changements, il a défini un modèle reposant sur trois étapes, symbolisées par la métaphore du bloc de glace : pour changer la forme d’un bloc de glace, il faut le faire fondre (unfreeze) puis lui donner la forme souhaitée (change) et enfin le recongeler pour le solidifier (refreeze).
1. La phase “Unfreeze” (”Dégel” ou “Décristallisation”)
Cette première étape consiste à préparer le changement et démontrer qu’il est nécessaire auprès des collaborateurs. L’enjeu est d’expliquer en quoi la situation actuelle entrave le bon fonctionnement de l’entreprise et qu’il est crucial de faire évoluer l’organisation.
Pour la mise en place d’un logiciel d’optimisation de tournées, il peut s’agir, par exemple, de souligner qu’un tel outil est devenu nécessaire pour prendre en charge une récente croissance de l’activité, ou encore qu’il permettrait d’apporter aux clients de l’entreprise une meilleure qualité de service (respect des créneaux de livraison par exemple).
La communication est particulièrement importante en amont du projet afin que les équipes puissent être informées du changement imminent et de la manière dont il bénéficiera à chacun.
Par exemple, une solution d’optimisation de tournées soulagera les planificateurs d’une tâche complexe et chronophage et leur permettra de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Concernant les chauffeurs-livreurs, leurs conditions de travail seront améliorées grâce à des tournées plus pertinentes (car tenant compte du trafic routier par exemple) et adaptées automatiquement en temps réel en fonction des aléas du terrain.
Impliquer ses collaborateurs en amont permet une acceptation plus aisée des transformations.
2. La phase “Change” (”Changement”)
Cette deuxième étape correspond à la mise en œuvre concrète du changement. C’est aussi, par conséquent, le moment où les collaborateurs font face à la nouvelle réalité et peuvent ressentir de l’incertitude ou de la peur. En effet, le changement implique qu’ils commencent à apprendre et intégrer de nouvelles pratiques dans leur quotidien. Plus les équipes sont préparées à cette étape, plus elle sera facile à franchir. C’est pourquoi la formation, la communication et le temps sont essentiels pour que les salariés soient acteurs de ces changements.
Dans le cadre d’un logiciel d’optimisation de tournées, les pratiques manuelles et artisanales des planificateurs évoluent vers de nouvelles pratiques plus digitalisées. Celles-ci transforment leur métier vers des missions plus analytiques. Cette transition nécessite un accompagnement progressif avec les équipes techniques de l’éditeur du logiciel notamment via des formations sur le nouvel outil et des points réguliers sur son bon usage. L’accompagnement des équipes opérationnelles par les managers est également crucial afin de faciliter l’adoption des changements.
3. La phase “Refreeze” (”Regel” ou “Recristallisation”)
Cette dernière étape commence une fois le changement adopté et poursuit l’objectif de stabiliser et consolider la nouvelle organisation de l’entreprise. Il s’agit d’une étape importante où l’entreprise doit s’assurer que les changements ont bien été intégrés dans les activités quotidiennes des collaborateurs afin que le projet n’échoue pas et que la situation ne redevienne pas comme avant. Les récompenses et la reconnaissance des efforts individuels sont de bons moyens pour renforcer l’adhésion des équipes aux changements et les remercier pour leurs efforts. Surtout, il est nécessaire de redonner un sentiment de stabilité aux collaborateurs afin qu’ils se sentent en confiance et à l’aise avec les nouvelles méthodes de travail.
Lors de la mise en place d’une solution d’optimisation de tournées, les points réguliers et la prise de feedback sont très importants. Ils permettent de vérifier que l’outil correspond bien aux besoins métier et que les équipes en sont satisfaites. Si des difficultés se manifestent, les équipes techniques de l’éditeur du logiciel peuvent ainsi chercher des axes d’amélioration et résoudre les problèmes. Du côté de l’entreprise, il est crucial que cette vérification de la bonne adoption des changements soit assurée afin d’instaurer une nouvelle stabilisation au sein des équipes.
Le changement étant inhérent à l’activité d’une entreprise, il est essentiel que celle-ci s’y soit préparée sereinement. La première étape est donc d’informer et motiver ses collaborateurs, sans qui l’échec d’un projet de transformation serait inévitable. La communication, la formation et l’écoute sont les trois notions les plus importantes pour accompagner les équipes dans le changement et les y faire adhérer. Une conduite du changement bien menée permet de renforcer le sentiment de stabilité et la confiance des collaborateurs, essentiels pour conduire de nouveaux projets dans le futur.
Comment réussir sa conduite du changement ? Quelles méthodes concrètes appliquer ? Découvrez les conseils de nos experts dans cet article.
