La peak period en messagerie : comment la gérer efficacement ?

[RAPPORT]
Quelle optimisation de tournées pour répondre aux enjeux du secteur de la messagerie ?

Black Friday, Noël, soldes… des moments de l’année tant redoutés par les acteurs de la messagerie dont l’activité fonctionne alors à plein régime !

Cette période cruciale qui revient chaque année s’appelle la “peak period” ou “peak season” que l’on peut traduire en français par la “haute saison”. Cela correspond aux pics de ventes, en magasin et en ligne, qui surviennent juste avant et pendant les fêtes de fin d’année.

Les rendez-vous les plus importants de la peak season sont :

  • Le Single Day en Chine (11 novembre)
  • La Cyber Week avec Thanksgiving, le Black Friday et le Cyber Monday (du 4ème jeudi au 5ème lundi de novembre)
  • Noël (25 décembre)

Ces événements commerciaux augmentent de façon considérable les volumes à livrer : les transporteurs messagers sont amenés à transporter plusieurs millions de colis par jour plusieurs fois dans le mois. En 2021, La Poste – Colissimo a notamment transporté 100 à 120 millions de colis entre novembre et décembre. Cette période intense challenge leur capacité à s’adapter et peut être compliquée à gérer si elle n’est pas bien préparée.

Alors, comment les acteurs de la messagerie peuvent-ils faire face à la peak period tout un offrant un service logistique de qualité ? Retrouvez nos conseils sur le sujet dans cet article !

Gérer la peak period de manière efficace

La peak season est une période qui se prépare des mois à l’avance, l’improvisation mènerait inévitablement à un échec. Aujourd’hui, de nombreux outils numériques existent pour aider les messagers dans la gestion de leurs opérations logistiques. Pour faire face à cette période très intense, les transporteurs mettent en place un certain nombre de bonnes pratiques que nous vous dévoilons dans la suite de cet article.

1. Anticiper les volumes à traiter

En analysant l’activité des périodes précédentes (peak period de l’année précédente par exemple) et en suivant les prévisions du marché, ainsi que l’évolution de leur activité (clients gagnés ou perdus), les messagers estiment la quantité de colis qu’ils auront à gérer. Généralement, les acteurs de la messagerie construisent sur plusieurs années un schéma directeur qui va orienter le développement de leur organisation avec, par exemple, l’ouverture de sites supplémentaires. Ce schéma prenant en compte les périodes standards et les peak seasons est ajusté chaque année en fonction de l’activité réelle et prévisionnelle.

Les transporteurs ne subissent pas tous de la même façon la peak season, celle-ci dépendant souvent de la part de colis B2C qu’ils sont amenés à traiter. La préparation n’est donc pas la même mais tous font face à la nécessité de s’adapter à un rythme élevé et éphémère tout en garantissant un service de qualité maximale à leurs clients. Pour y répondre, les messagers travaillent main dans la main avec leurs clients pour évaluer leurs besoins et obtenir des prévisions d’activité les plus précises et fiables possibles.

livreur peak period messagerie

Comme nous l’avons vu dans notre article précédent, l’organisation d’un réseau de messagerie est très spécifique et repose, dans la majorité des cas, sur une sectorisation du territoire. Cette dernière, souvent construite à partir des codes postaux, permet de diviser la zone traitée par l’agence de livraison en différentes parties pour organiser les tournées. Sectoriser de manière optimale son territoire améliore la performance des tournées mais également celle du picking et du tri des colis dans l’entrepôt, avant leur chargement dans les véhicules.

💡 La solution Territory Analytics & Optimization (TAO) de Kardinal vous aide à auditer votre sectorisation actuelle pour en évaluer les performances. A partir de votre historique de données, l’outil optimise la sectorisation de votre territoire et le dimensionnement de vos ressources.

Solution de sectorisation stratégique dédiée aux acteurs de la messagerie

A l’approche de la peak period, vous pouvez simuler des évolutions grâce à un outil de sectorisation qui vous aidera à mesurer les impacts qu’elles peuvent avoir en termes de ressources, de coûts et de performances.

💡 Notre solution TAO vous permet d’éditer manuellement votre sectorisation pour affiner les secteurs et tester l’impact de modifications locales : modification de la flotte de véhicules, évolution de l’activité, nouvelles réglementations, ouverture d’une agence supplémentaire…

Il est en effet fondamental d’être en capacité d’offrir un réseau assez vaste et bien organisé pour couvrir de manière efficace l’ensemble du territoire à livrer.

Il est également important de s’assurer de disposer de tous les moyens nécessaires au bon déroulement de l’activité. A l’aide d’un outil intelligent, vous identifierez beaucoup plus facilement les besoins en ressources supplémentaires ainsi que les secteurs géographiques concernés.

2. Préparer ses équipes et adapter son organisation

Les volumes à traiter étant beaucoup plus importants que la normale, il devient nécessaire de renforcer ses équipes. Les transporteurs messagers font généralement appel à divers sous-traitants pour assurer les livraisons, notamment du dernier kilomètre. Ce sont donc majoritairement à eux de recruter des saisonniers pour gérer toutes les livraisons quotidiennes. Ce recrutement doit être anticipé. En effet, la pénurie de chauffeurs-livreurs affecte encore aujourd’hui tout le secteur.

Il peut être judicieux de créer un “call center” dédié à la peak period afin de soutenir les équipes de la relation client qui peuvent être amenées à devoir gérer beaucoup plus de demandes. Cela permettra ainsi d’améliorer l’expérience client.

Les équipes de tri sont également à renforcer. Pour faire face à la peak season 2021, la Poste-Colissimo a annoncé avoir étoffé ses équipes de près de 6 000 agents supplémentaires, GeoPost/DPDgroup a, de son côté, recruté 12 000 chauffeurs et 5 000 opérateurs dans les centres de tri.

Dans ce contexte, il est crucial de former efficacement les équipes, notamment les recrues temporaires. Certains chefs d’agence nous ont confié que les chauffeurs sont pleinement efficaces sur leur zone au bout de 3 à 6 mois. Après ce laps de temps, ils connaissent bien les clients récurrents et leurs contraintes (leurs créneaux de livraison favoris par exemple), maîtrisent leur secteur et ses spécificités.

Les capacités d’un entrepôt se trouvent très vite limitées lors de la peak period : pour pallier à cette problématique, certains messagers ont pensé à un système de double vague : plusieurs départs se font sur le même quai, l’un après l’autre. Une fois que la première vague de camions est partie en tournée, une autre prend le relais. Ce système permet de doubler les capacités de l’agence en minimisant les perturbations liées à l’organisation.

3. Automatiser certaines tâches

Pour faciliter le travail des équipes opérationnelles ainsi qu’améliorer leurs performances, les acteurs de la messagerie investissent de plus en plus dans des outils permettant d’automatiser certaines tâches répétitives, à moindre valeur ajoutée. Grâce à ces outils, les gains sont considérables, économisant de nombreuses heures et réduisant le risque d’erreur. La Poste – Colissimo a notamment investi dans de nouveaux équipements capables de traiter plus de 35 000 colis par heure, contre 10 000 à 15 000 pour les machines de tri « ancienne génération ».

Parmi les différents outils, nous pouvons tout d’abord citer les convoyeurs à rouleaux sur lesquels les manutentionnaires déposent les colis arrivant en agence afin qu’ils soient acheminés vers les différents livreurs. Ces tapis roulants permettent un acheminement plus rapide et plus sûr des colis ainsi qu’une réduction des charges portées par les opérateurs.

Les marchandises passent devant les livreurs qui récupèrent celles correspondant à leur secteur. Ils peuvent ensuite les trier et les charger dans leur véhicule avant de partir en tournée. Pour une efficacité maximale lors de la tournée, il est fondamental de charger les colis de façon pertinente : les colis dans l’ordre inverse de livraison (les derniers livrés sont placés au fond du véhicule et les premiers livrés sont ainsi tout de suite accessibles).

optimisation de tournées messagerie peak period

A chaque étape, les opérateurs scannent les étiquettes des colis pour une traçabilité parfaite de l’acheminement (du dépôt du colis à la livraison finale en passant par l’arrivée en agence de livraison). Ce scan des colis peut être réalisé par des scanners mobiles ou grâce à une application sur smartphone intégrant un logiciel de lecture de codes-barres. Cela nécessite d’avoir implémenté un WMS / TMS (Warehouse/Transport Management System) ou un ERP (Enterprise Resource Planning) connecté à tous ces outils et gérant l’ensemble des opérations.

4. Optimiser les tournées de livraison

Au bout de la chaîne se trouve le dernier kilomètre, un maillon difficile et pourtant crucial puisqu’il s’agit de la livraison auprès du client final. Coûteux et rempli d’aléas, le transport du dernier kilomètre doit impérativement être optimisé, surtout lors de la peak season. L’optimisation de tournées est la solution clé des transporteurs pour minimiser leurs coûts économiques et environnementaux.

Sa fonction première est de planifier de façon optimale les tournées : en temps normal, les planificateurs dédient déjà trop d’heures à cette tâche complexe et chronophage, alors en peak period… il leur est impossible de planifier à la main la livraison de millions de colis !

💡 Des solutions d’optimisation de tournées telles que la solution ARO (Always-On Route Optimization) de Kardinal existent pour aider les dispatcheurs dans la planification de leurs tournées afin de leur faire gagner un temps précieux qu’ils peuvent allouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Cependant, l’optimisation ne se limite pas à la planification : les tournées doivent être adaptées aux aléas en temps réel. Chauffeur ou client absent, embouteillages, accident… une complication peut vite arriver, impactant de façon significative les temps de trajet. Il est donc nécessaire de pouvoir suivre en temps réel le déroulement des tournées en cours.

💡 Notre solution ARO (Always-On Route Optimization) s’appuie sur un algorithme dynamique qui vous permet d’ajuster vos tournées en temps réel pour les adapter à la réalité du terrain. Vous pouvez ainsi réagir rapidement et de façon pertinente aux imprévus. Cette optimisation en continu, au coeur de nos algorithmes, permet une optimisation toujours plus pertinente et réalisable sur le terrain.

En analysant votre activité passée, vous pourrez anticiper sereinement la prochaine peak season. Pour gérer efficacement cette période intense, il faut, en effet, bien la préparer. Des imprévus seront inévitablement au rendez-vous mais mettre en place des solutions préventives permettra de savoir y réagir proactivement. Pour répondre à ces problématiques, de nombreux outils technologiques se développent et apportent une véritable aide aux différentes équipes concernées. Parmi eux, les solutions de sectorisation permettent aux acteurs de la messagerie d’analyser leur activité afin de prendre des décisions éclairées pour améliorer leurs performances lors de la peak period mais également sur le reste de l’année. C’est dans cette optique que Kardinal a développé sa solution TAO (Territory Analytics & Optimization) : apporter la visibilité dont ils ont besoin pour gérer efficacement leur activité.

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