Faciliter la gestion des contraintes de chaque patient : entretien avec Stéphanie Kopczuk et Bastien Carrara de Cerballiance

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Kardinal accompagne la société Cerballiance dans la digitalisation et l’optimisation de son activité. Le réseau de laboratoires de biologie médicale optimise la planification de ses prises de sang à domicile grâce à la solution Kardinal.

Stéphanie Kopczuk et Bastien Carrara de Cerballiance ont répondu à nos questions pour nous parler de la mise en place de ce projet.

Kardinal : Bonjour Stéphanie et Bastien, pouvez-vous vous présenter ?

Stéphanie Kopczuk : Bonjour, je suis Stéphanie Kopczuk, Responsable administrative du groupe Cerballiance depuis 3 ans et responsable du déploiement de la solution Kardinal sur l’est Parisien et sur Saint-Blaise.

Bastien Carrara : Je suis Bastien Carrara, Biologiste médical chez Cerballiance depuis 2 ans et demi et je suis en charge de l’aide au déploiement de Kardinal sur la région Paris et Ile de France Est.

K : Pouvez-vous nous expliquer l’activité de Cerballiance ?

BC : Cerballiance est un groupement de laboratoires avec plus de 500 laboratoires en France, divisés en région. La région Ile de France Est comporte, à elle seule, plus de 50 laboratoires de périphérie pour environ 30 infirmiers ou techniciens de laboratoires réalisant 300 prélèvements au domicile de patients chaque jour.

K : Comment s’est intégrée la solution Kardinal dans votre quotidien ?

SK : Depuis que nous utilisons la solution Kardinal, nous faisons la prise de rendez-vous sur l’interface web (que ce soient les secrétaires, les infirmières ou les préleveuses). La responsable du site indique ensuite les horaires de travail de chaque infirmière et l’algorithme se lance automatiquement. Le lendemain matin, la préleveuse n’a plus qu’à prendre son téléphone et c’est parti !

K : Quels bénéfices pour vos équipes avez-vous identifiés suite à la mise en place du projet avec Kardinal ?

BC : Le premier bénéfice, c’est un gain de temps au niveau du dispatch des tournées. Préparer la tournée la veille pour le lendemain prenait beaucoup de temps au laboratoire. En plus, les préleveuses revérifiaient leurs tournées le matin même.

SK : Nous mettions plus d’une heure pour dispatcher la quarantaine de patients que nous avions par jour. Grâce à la solution Kardinal, nous gagnons au minimum 1 heure de temps, ce qui permet à la personne qui s’occupait de cette tâche de faire autre chose au sein du laboratoire.

La mise en place de l’outil a également permis aux préleveuses de se laisser guider : si elles sont nouvelles dans le quartier, elles n’ont plus à se soucier du trajet. Le plan intégré dans l’application mobile permet de se géolocaliser et d’avoir la route pour accéder au domicile du patient. Il n’y a plus de stress si la préleveuse n’a pas le sens de l’orientation et elle ne perd pas de temps à chercher sa route.

Grâce à la solution Kardinal, nous pouvons configurer une limite dans le parcours de nos préleveuses. Auparavant, elles essayaient d’optimiser les tournées sans calculer le nombre de kilomètres parcourus alors qu’à présent, une donnée est intégrée dans la solution Kardinal et elles ne font pas plus de 5 kilomètres chaque matin.

BC : Plus la solution est utilisée sur de nombreux laboratoires, plus l’algorithme s’améliore. Par exemple, sur une région, au lieu d’envoyer 30 préleveurs au domicile des patients, nous allons plutôt en envoyer 25 ou 27 et donc garder du personnel au laboratoire pour les patients qui s’y rendent directement.

K : Quels bénéfices l’outil apporte-t-il à vos patients ?

SK : Le bénéfice pour les patients, c’est vraiment le respect des créneaux horaires. S’il est à jeun, un patient attend d’être prélevé assez tôt dans la matinée. Avec la solution Kardinal, nous indiquons à l’algorithme les horaires souhaités pour le passage de la préleveuse. Ces horaires sont respectés et pour le patient cela constitue vraiment un point très positif.

BC : Cela facilite également la communication parce que ce n’est pas toujours l’infirmière qui connaît bien les patients ou la même secrétaire qui est en poste. Avant Kardinal, il fallait une communication parfaite entre tout le monde et ce n’était pas toujours le cas. Connaître les exigences de chaque patient, leurs contraintes horaires, la présence d’une aide à domicile ou autre : la mise en place de la solution Kardinal a facilité la gestion de ces contraintes horaires.

Au-delà de l’optimisation et de l’amélioration des tournées, ce que nous apprécions beaucoup, c’est que nous pouvons estimer l’heure de passage chez les patients. Lorsqu’un patient nous appelle inquiet parce que l’infirmière n’est pas encore passée, nous pouvons lui dire : « vous êtes le suivant » ou « nous allons arriver d’ici 1h ou 1h30 ». Cela est très apprécié des patients également.

SK : Si un médecin appelle pour ajouter un patient en urgence, nous pouvons le noter dans l’algorithme et la solution répartit le patient à la préleveuse la plus proche de son domicile. Le fait que la préleveuse la plus proche y aille nous permet un retour au laboratoire beaucoup plus rapide et donc des résultats plus rapides également.