Transporteurs : 11 bonnes pratiques pour réussir votre Peak Season

[WEBINAR]
Messagerie : Réussir votre Peak Season

Nous l’avons évoqué dans notre webinar dédié à la Peak Season en messagerie, l’anticipation est le maître mot pour appréhender cette période si cruciale. Généralement en novembre-décembre, la Peak Season peut varier selon les pays et les acteurs.

Pour les logisticiens, ce pic d’activité a un très fort impact sur :

  • La qualité de service : les clients finaux ont beaucoup d’attentes et exigent aujourd’hui une qualité de service irréprochable. Cela va déterminer le souvenir qu’ils garderont du transporteur mais aussi du chargeur pour l’année suivante.
  • La rentabilité : c’est le moment de l’année où tout se joue. Les volumes colossaux de colis permettent de générer une grande partie du chiffre d’affaires si cette période est bien gérée.

L’enjeu est donc de taille pour les transporteurs messagers qui voient le nombre de colis à traiter exploser et leur organisation bouleversée.

Dans cet article, nous vous partageons 11 conseils faciles à mettre en place pour vous permettre de mieux adresser la peak period. Ces bonnes pratiques proviennent de l’expérience de nos experts et de notre observation de l’activité de nos clients.

#1 Analyser l’activité des périodes précédentes et estimer son évolution

Afin de prévoir votre activité lors de la prochaine peak season, revenez en arrière et analysez votre activité de l’année précédente. Cela vous donne un bon point de départ pour construire vos prédictions. Avec le développement de l’e-commerce, les volumes augmentent d’année en année. Il y a donc une forte probabilité pour que votre prochaine Peak Season soit encore plus intense que la précédente.

Lorsque vous avez le volume de l’année précédente, appliquez y un certain pourcentage d’augmentation d’activité : 3%, 5%, 10%… en fonction de vos prévisions. Cela vous donnera une première vision globale de l’intensité de la période.

Lors de la peak season, certains acteurs de la messagerie sont amenés à transporter plusieurs millions de colis en une journée, de quoi mettre à mal toute une organisation ! Il est donc important de vous y préparer. Pour cela, isolez la journée la plus intense de votre historique et construisez votre scénario le plus défavorable. Anticipez ensuite les moyens à mettre en place pour y faire face de la manière la plus efficace possible.

#2 Collaborer étroitement avec vos clients pour évaluer leurs besoins

Aujourd’hui, vos clients sont de plus en plus des sites e-commerce. Ces derniers détiennent beaucoup de données qui peuvent se révéler assez prédictives, notamment grâce à l’émergence d’outils d’Intelligence Artificielle qui permettent d’anticiper les intentions d’achat des consommateurs. Vos clients sont ainsi en capacité d’estimer un volume d’activité très précis.

Plus vous disposerez de cette information en amont, plus vous pourrez dimensionner vos ressources de façon la plus adéquate possible et les intégrer dans vos modèles. La communication et la collaboration avec vos clients sont donc primordiales pour vous aider à évaluer leurs besoins en termes de transport et ainsi ajuster vos prédictions.

#3 Donner de la visibilité à vos sous-traitants sur les volumes à traiter

Cette communication est également essentielle avec une autre partie prenante de votre activité : vos sous-traitants transport. La peak period est intense pour vous mais elle l’est aussi pour eux. En leur donnant de la visibilité sur le temps de travail, sur le volume estimé de votre activité, sur ce que vous attendez d’eux, vous serez davantage en mesure de négocier les prix mais vous leur permettrez également de s’organiser pour recruter de façon plus qualitative. En effet, cette anticipation des recrutements va avoir beaucoup d’impact sur le terrain : les chauffeurs novices n’ont pas la même productivité que les chauffeurs expérimentés

Grâce à vos prédictions d’activité, ils pourront estimer le nombre de chauffeurs nécessaires et ainsi débuter les recrutements et la formation en amont afin de maximiser la productivité. La qualité de service de vos prestataires de transport reflète sur la vôtre alors ne la négligez pas ! Avoir des sous-traitants bien préparés, c’est favoriser le succès de votre peak season.

transporteurs peak season

#4 Revoir les contrats avec vos sous-traitants pour anticiper la période et prévoir plus de flexibilité sur les horaires

Il est courant que vos contrats avec vos prestataires soient annuels ou trimestriels mais il est parfois possible de les revoir en prévision de la peak period. Ce moment de l’année étant très important pour votre activité, il peut être judicieux de les ajuster. Construisez des contrats propres à la peak season en définissant un volume d’activité et en instaurant des systèmes de bonus. Généralement, les contrats sont basés sur un prix par colis mais allez plus loin : mettez la qualité de service au coeur de votre collaboration afin de les inciter à se surpasser.

#5 Recruter des saisonniers pour le picking et les former efficacement quelques semaines avant la Peak Season

Lors des pics d’activité, les volumes sont tels que le recrutement de main d’oeuvre est indispensable afin d’y faire face. Nous l’avons déjà évoqué, les sous-traitants doivent recruter des chauffeurs, idéalement en amont afin qu’ils soient opérationnels lors de la peak period.

Le renforcement de vos équipes peut également être nécessaire : de plus en plus de sociétés font appel à des saisonniers (étudiants, intérimaires) dont la mission est de gérer le picking. Ils peuvent également être amenés à aider les chauffeurs de façon ponctuelle. Cela permet de faire gagner en productivité l’ensemble de l’activité puisque les chauffeurs vont passer plus de temps sur la route et moins de temps à trier leurs colis.

#6 Sectoriser de manière optimale votre territoire

En messagerie, l’organisation du territoire repose généralement sur un système de sectorisation où chaque agence gère plusieurs codes postaux. Optimiser cette sectorisation permet d’améliorer la performance des tournées mais également celle du picking et du tri des colis dans l’entrepôt, avant leur chargement dans les véhicules.

Encore aujourd’hui, la majorité des acteurs du secteur réalise une à deux fois par an leur sectorisation manuellement sur des feuilles de calcul. L’activité fluctuant beaucoup, notamment lors de la peak season, il serait avisé de revoir votre sectorisation de manière plus régulière. Cependant, lorsqu’elle est réalisée à la main, elle mobilise naturellement beaucoup plus de temps chez vos équipes. Cette tâche peut être automatisée avec la solution Territory Analytics & Optimization (TAO) de Kardinal qui permet d’analyser en profondeur votre activité et de dimensionner au plus juste vos ressources.

Solution de sectorisation stratégique dédiée aux acteurs de la messagerie

#7 Simuler des évolutions grâce à un outil de sectorisation

Nous vivons dans un monde en perpétuel changement (explosion du e-commerce, nouvelles attentes des consommateurs, développement de flottes écologiques, etc.). Ces bouleversements peuvent vous toucher de plein fouet, comme ce fut le cas avec la crise sanitaire Covid-19 et il n’est pas exclu que cela revienne dans le futur. Il est donc crucial de se préparer à différentes évolutions possibles et en anticipant celles qui peuvent l’être.

À chaque peak season, les messagers font face à des records de volumes : +25-30% de volumes en 2020 par rapport à 2019 pour Viapost, +8,6 % en 2021 par rapport à 2020 pour GeoPost/DPDgroup. Cela implique inévitablement des changements dans l’organisation des acteurs de la messagerie. Pourtant, ces changements peuvent avoir un impact important selon si vous ouvrez un sous-dépôt, mettez en place de nouveaux services, signez de nouveaux contrats, électrifiez votre flotte de véhicules…

Pour mesurer cet impact, faites un maximum de simulations : testez différents niveaux de pourcentages d’augmentation ou encore analysez les différences en termes de coûts et de performances si vous modifiez votre flotte ou si vous ouvrez une autre agence. Construisez votre scénario le plus favorable et votre scénario le plus défavorable afin d’envisager toutes les possibilités. Travaillez également avec vos sous-traitants pour estimer le nombre de chauffeurs dont vous aurez besoin selon vos simulations. Cela vous est facilité grâce à des solutions de sectorisation et d’optimisation telles que Territory Analytics & Optimization (TAO) de Kardinal qui vous permet d’affiner les secteurs et tester l’impact de modifications locales.

Même si sans solution de sectorisation les calculs sont plus complexes, essayez tout de même de faire quelques tests sur de l’optimisation de tournées assez basique. Cela vous permettra d’avoir une première idée du gain lié à cette optimisation. Anticiper permet d’économiser les coûts !

#8 Mettre en place un concours inter sous-traitants et/ou inter agences sur la qualité de service, le nombre de colis…

Nous vous partageons ensuite une bonne pratique nous avons déjà vu en messagerie : la mise en place d’un concours lors de la peak period afin de créer une émulation interne auprès de ses sous-traitants ou au sein de ses agences. Le but est de les inviter à améliorer leurs performances sur différents KPIs : la qualité de service, le nombre de colis livrés, le niveau de productivité… libre à vous de définir les règles du jeu.

Cette initiative n’est pas très coûteuse à mettre en place, il suffit juste de bien communiquer auprès de vos interlocuteurs. Généralement tout le monde se prend au jeu, d’autant plus quand une récompense est à la clé. Cette gamification permet d’inviter vos équipes à se surpasser pour générer le meilleur service possible tout en y ajoutant une touche plus agréable.

#9 Echanger des codes postaux avec des agences voisines en se basant sur l’historique de l’année précédente

Vous ne le faites pas très régulièrement : échanger des codes postaux d’une agence à une autre en fonction de l’activité, de la densité, des contrats qui ont été signés. Pourtant, c’est parfois beaucoup plus intéressant de réfléchir entre agences avec une vision plus macro. Les rééquilibrages entre chauffeurs avant le départ en tournée sont monnaie courante : on estime que 24% des colis sont transférés dans une autre tournée chaque matin.

Les codes postaux ne sont pas toujours bien dimensionnés en fonction de l’activité et il peut donc être pertinent de revoir la répartition entre les agences, notamment si l’une d’entre elles n’est pas très performante sur un territoire donné. C’est pourquoi il est important d’avoir une vision précise de son activité et des performances de ses sous-traitants transport.

#10 Instaurer un système de double vague dans l’entrepôt

On le sait, l’immobilier logistique coûte très cher et les logisticiens cherchent à optimiser chaque espace afin d’amortir son coût. Lors de la peak season, les capacités d’un entrepôt se retrouvent vite très limitées et avec l’afflux des colis, l’espace vient à manquer. Certains transporteurs ont trouvé une solution : le système de double vague où deux départs se font sur le même quai, l’un après l’autre. Vous pouvez même aller plus loin et mettre en place un système de triple vague.

Ce fonctionnement vous demande un peu plus d’organisation certes, mais il vous permet de faire partir plus de tournées dans la même journée et de livrer plus de colis. Cela n’est pas négligeable lors des journées les plus intenses de la peak period ! Face à l’explosion des volumes, vous devez être en capacité de répondre à cette demande.

#11 Automatiser l’optimisation de tournées grâce à un outil capable de planifier la livraison de millions de colis journaliers

Nous l’avons évoqué, la peak season nécessite le recrutement de main d’oeuvre supplémentaire et notamment des chauffeurs novices. Ces derniers ne maîtrisent pas encore leur secteur et ont particulièrement besoin d’être accompagnés sur l’optimisation des tournées. Essayez donc de simplifier leur travail et d’augmenter leur productivité en mettant en place un outil d’optimisation de tournées. Celui-ci se chargera des calculs complexes pour leur permettre de focaliser leur temps sur la bonne réalisation des livraisons sur le terrain.

Si vous n’avez pas de collaborateurs dédiés au picking, vous pouvez mettre en place une solution d’optimisation pour organiser celui des chauffeurs. Il est essentiel de les accompagner dans le picking et de leur donner de la visibilité sur les points à livrer afin qu’aucun colis ne soit oublié ou livré en retard.

[RAPPORT]
Peak season : comment bien optimiser vos tournées ?

Pour réussir votre peak season, il est essentiel de bien l’anticiper. Cette anticipation doit être faite en termes de données, de ressources mais également de process. De nombreuses bonnes pratiques existent pour vous aider à faire face à cette période intense de manière plus sereine, servez-vous en ! Les solutions Kardinal ont été conçues pour vous accompagner dans l’optimisation de vos opérations de transport. N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos problématiques, nous serions ravis d’échanger avec vous.

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