Optimisation de la planification des prises de sang à domicile des laboratoires Cerballiance
Le réseau de laboratoires de biologie médicale Cerballiance optimise la planification de ses prises de sang à domicile grâce à la solution Kardinal. Découvrez le témoignage de notre client Cerballiance sur comment il a digitalisé la gestion des ses prises de sang à domicile et pour quels bénéfices pour ses équipes.
Si vous préférez lire le résumé de l’étude de cas Cerballiance en pdf, c’est ici 
A propos de Cerballiance
Cerballiance est un réseau composé de plus de 500 laboratoires de biologie médicale qui sont présents sur tout le territoire français, en métropole et à la Réunion. Ce réseau fait partie du groupe Cerba Healthcare, également présent dans d’autres pays : le Luxembourg, la Belgique, l’Italie et également dans certains pays d’Afrique.
En France, le réseau Cerballiance compte 4 800 collaborateurs et prend en charge plus de 70 000 patients par jour au sein de ses laboratoires, à domicile ou au sein d’établissements de santé.
Etat des lieux de l'avant projet
Une planification manuelle et par laboratoire
A l’époque quand on a commencé à travailler sur le sujet de la digitalisation de l’organisation des prises de sang à domicile, je m’occupais d’un laboratoire où tous les jours il y a avait 3 préleveurs qui sortaient. Tous les jours, j’avais beaucoup de problèmes d’organisation, de gestion des patients, de gestion des préleveurs. Le projet est né de cette idée qu’il fallait automatiser cette gestion-là.
Avant le projet, les rendez-vous des prises de sang à domicile étaient enregistrés par les secrétaires la veille, puis les préleveurs répartissaient manuellement les rendez-vous dans différentes tournées pour le lendemain. Cette planification prenait environ 1h par laboratoire et il était nécessaire de refaire une vérification le lendemain matin avant le départ du laboratoire pour s’assurer que toutes les contraintes des patients étaient bien respectées.
Cette planification était réalisée laboratoire par laboratoire, sans mutualisation possibles des rendez-vous entre laboratoires.
Une planification complexe due à des contraintes fortes
La planification de l’activité de prises de sang à domicile des laboratoires Cerballiance nécessite de prendre en compte des contraintes propres à cette activité, par exemple :
- la gestion des retours labo : il est nécessaire de respecter les conditions pré-analytiques des échantillons biologiques prélevés, par exemple un échantillon sanguin doit être ramené au laboratoire dans les 3h suivant son prélèvement afin d'être centrifugé,
- la compatibilité préleveur / prélèvement : il faut tenir compte des compatibilités préleveurs / geste technique dans la planification (par exemple, les préleveurs ne peuvent pas tous poser de catéther),
- les créneaux horaires de passage du préleveur : la présence d'aide à domicile chez certains patients conditionnent par exemple les horaires de passage des préleveurs.
Les contraintes de ce type sont multiples et doivent être pris en compte dans l’optimisation des tournées, ce qui rend très difficile une planification manuelle efficace.
Prendre le rendez vous, créer la tournée, tenir compte des obligations en termes d’heures de passage, des petites choses à savoir pour prendre en charge les patients correctement, pouvoir leur indiquer à quelle heure approximativement on allait pouvoir passer puis tenir cet engagement. Faire tout ça à la main, il apparaissait que c’était quasiment impossible et d’ailleurs on y arrivait pas vraiment.
La solution
Depuis qu’on utilise la solution Kardinal, on fait la prise de rendez-vous sur l’interface web (que ce soient les secrétaires, les infirmières ou les préleveuses). Ensuite, la responsable du site indique les horaires de sortie de chaque infirmière. Puis l’algorithme se lance automatiquement et le lendemain matin, la préleveuse n’a plus qu’à prendre son téléphone et c’est parti !
La solution éditée par Kardinal est un outil métier dédié à la planification de rendez-vous prenant en compte un certain nombre de contraintes métier propre à l’activité des prélèvements biologiques à domicile :
- Gestion des retours labo
- Mutualisation des prélèvements inter-labo
- Dispatch automatique et optimisée des urgences
- Prise en compte du mode de transport (piéton, transport en commun, véhiculé)
- Système de priorisation de ressource (avec renfort possible)
- Prise en compte de l’adresse de départ du préleveur
- Prise en compte des compétences des préleveurs (pose de cathéter par ex.)
- Prise en compte de la durée de vie des prélèvements
- Paramétrage possible de la durée de prélèvement
- Paramétrage de la distance max parcourue par préleveur
Les bénéfices
Au laboratoire
On mettait plus d’une heure pour dispatcher la quarantaine de patients qu’on avait par jour. On gagne minimum 1 heure de temps, ce qui fait que la personne qui s’occupait des domiciles pendant plus d’une heure peut faire autre chose au sein du labo.
Gain de temps sur la planification
Amélioration de la productivité
Gestion facilitée des urgences (dispatch automatique)
Meilleure visibilité sur les tournées en cours
Respect des conditions préanalytiques des prélèvements
Facilite la communication en centralisant l’information
Avant Kardinal, il fallait une communication parfaite entre tout le monde et ce n’était pas toujours le cas. Connaître les exigences de chaque patient, leurs contraintes horaires, la présence d’une aide à domicile ou autre : ça a facilité la gestion de ces contraintes horaires.
Pour les préleveurs
Moins de stress pour le respect des contraintes
Moins de temps perdu lors de la réalisation de la tournée
Moins de kilomètres parcourus
Avec Kardinal, il y a une limite de parcours : c’est-à-dire qu’auparavant, les préleveuses essayaient d’optimiser les tournées sans calculer, évidemment, le nombre de km parcourus alors qu’à présent c’est une donnée qui est « rentrée » dans Kardinal et elles ne font pas plus de 5 km durant toute la matinée.
Pour les patients
Au-delà de l’optimisation et de l’amélioration des tournées, ce qu’on apprécie beaucoup et ce que les secrétaires aiment beaucoup, c’est qu’on sait et qu’on peut estimer l’heure de passage chez les personnes. Lorsqu’elles nous appellent parce qu’elles commencent à s’inquiéter parce que l’infirmière n’est pas encore passé, on va réussir à leur dire : « vous êtes la suivante » ou « on va arriver d’ici 1h ou 1h30 », ce qui est très apprécié des patients également.
Meilleur respect des contraintes du patient
Capacité d’informer le patient de l’arrivée du préleveur
Résultats d’analyses disponibles plus tôt
Découvrez ci-dessous le témoignage vidéo de l'équipe Cerballiance :
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