Sous-traitants transport en difficulté : Les clés d’une tarification équitable et rentable
- 11 décembre 2023
- 10 mins
Dans l’industrie de la livraison de colis, la pénurie de chauffeurs et les relations complexes avec les sous-traitants transport sont des défis cruciaux. Les faillites des sous-traitants sont malheureusement devenues monnaie courante, souvent en raison de la difficulté à calculer leur rentabilité et à négocier des accords équitables avec les entreprises de livraison.
Dans cet article, nous explorerons les enjeux auxquels sont confrontés les sous-traitants, en nous penchant sur les raisons sous-jacentes à leurs difficultés financières et en proposant des solutions pour améliorer leur situation. Pour illustrer ces défis et solutions, nous présenterons également une étude de cas réelle.
Des sous-traitants transport à risque
Le modèle de sous-traitance est largement adopté dans toute l’industrie, avec de nombreuses entreprises qui s’appuient fortement sur des sous-traitants pour leurs opérations du dernier kilomètre (par exemple, 80% des plateformes de livraison de colis en région parisienne le sous-traitent). Cette dépendance aux sous-traitants pose un défi important – ils représentent le visage de l’entreprise, en particulier pour les clients e-commerce. Dans de nombreux cas, ce sont les seules personnes avec lesquelles les clients interagissent lors du processus de livraison. Ainsi, la fidélisation des chauffeurs qualifiés et fiables devient un défi monumental. Selon une étude de Scandit (2021), 37,8 % des entreprises de livraison du dernier kilomètre en Amérique du Nord ont déclaré que le recrutement d’un chauffeur qualifié était leur défi le plus important (32,4 % en Europe).
En 2022, l’une des plus grandes entreprises postales et de colis aux États-Unis a communiqué un turnover important de 59%. Ce chiffre signifie que plus de la moitié de leurs chauffeurs ont quitté l’entreprise dans l’année. En 2019, ce chiffre s’élevait à 38,5 %, ce qui représente une augmentation de 20 points de pourcentage en seulement 3 ans ! De tels taux élevés de rotation ont des impacts profonds sur la qualité de service et la performance globale.
Cependant, la santé financière des sous-traitants est très vulnérable, principalement parce qu’ils s’occupent de la livraison du dernier kilomètre, qui est à la fois complexe et coûteuse. En effet, le dernier kilomètre représente la plus grande partie des coûts d’une livraison (jusqu’à 53%), et constitue un élément crucial de la structure globale des coûts.
En résumé, les défis auxquels sont confrontés les sous-traitants transport dans l’industrie de la livraison de colis sont multiples et exigent des solutions innovantes pour garantir à la fois leur pérennité et la qualité du service qu’ils fournissent.
Dernier kilomètre : quel tarification pour les sous-traitants ?
Comment s’organise l’optimisation de tournées dans le secteur de la livraison de colis ?
Avant d’explorer les causes et les solutions des défis que nous avons identifiés, penchons nous de plus près sur le modèle tarifaire des sous-traitants généralement appliqué dans ce secteur. Dans les agences de livraison, ce processus peut être décomposé en deux étapes clés.
La première étape est le dispatch, généralement géré par le personnel interne de l’entreprise de livraison de colis. Ils sont chargés d’organiser le tri et la répartition des colis. Parfois, ce sont même les chauffeurs eux-mêmes qui gèrent cette étape. Cependant, il est important de noter que le processus de dispatch est généralement prédéterminé à l’avance, souvent déterminé par des accords contractuels.
Lorsqu’ils travaillent avec des sous-traitants, l’approche courante consiste à leur attribuer des zones spécifiques définies par plusieurs codes postaux. Ils doivent alors livrer l’ensemble des colis de ces zones. Il incombe au sous-traitant de faire cela efficacement en répartissant les colis entre ses chauffeurs.
Ce sont les sous-traitants qui s’occupent de la deuxième étape du processus : l’ordonnancement des tournées. En général, les sous-traitants ont tendance à organiser leurs opérations de manière à ce que chaque livreur ait une zone privilégiée dont il est responsable. Cette approche permet un tri précis au sein de ces zones plus petites, spécifiques aux chauffeurs, plutôt que de gérer les livraisons dans l’ensemble de la région. Les sous-traitants peuvent être amené à équilibrer la charge de travail entre les livreurs pour une distribution des livraisons de manière plus équitable.
Comment les sous-traitants sont-ils rémunérés ?
Les sous-traitants de l’industrie de la livraison de colis sont généralement rémunérés selon un modèle tarifaire, l’une des approches les plus courantes étant le modèle du prix par colis.
Dans ce modèle, les sous-traitants se voient attribuer des codes postaux pour lesquels ils sont responsables de la livraison. Ils sont ensuite rémunérés à un tarif fixe pour chaque colis qu’ils livrent avec succès. Bien que ce modèle serve de base, il peut devenir, en pratique, bien plus complexe. Les variations de rémunération peuvent découler de facteurs tels que le type de livraison, que le colis soit déposé dans une consigne ou un point de retrait (PUDO) ou livré directement chez un particulier. De plus, des pénalités peuvent être imposées en cas de problèmes liés à la qualité du service, ce qui incite les sous-traitants à maintenir des normes élevées.
Cependant, pour simplifier, considérons le modèle standard du prix par colis. Du point de vue de l’entreprise de livraison de colis, ce modèle offre prévisibilité et contrôle. Il garantit que lorsque les volumes de colis augmentent ou diminuent, les coûts associés augmentent ou diminuent de manière linéaire, éliminant les pics de coûts inattendus qui pourraient survenir en cas de doublement ou de quadruplement des volumes.
Pourtant, en pratique, négocier un tarif uniforme par colis peut être difficile. Des facteurs tels qu’une zone géographique spécifique ou le niveau d’expérience du sous-traitant peuvent compliquer l’établissement d’un tarif standard. Un facteur clé contribuant à cette complexité est le manque de données. Dans certains cas, déterminer un tarif par colis approprié peut être une tâche ardue, car des données précises peuvent faire défaut.
Tarification des sous-traitants : sur quoi repose la négociation ?
Alors, quelle est la clé pour trouver une solution ? Tout se résume à trouver le bon équilibre dans la tarification, et cet équilibre se situe quelque part entre deux seuils critiques.
Tout d’abord, il y a le seuil de rentabilité des sous-traitants. Lorsque nous examinons la structure des coûts des sous-traitants, nous constatons que la majorité de leurs coûts sont fixes. Ils comprennent les salaires des chauffeurs et l’entretien de leurs véhicules, qu’ils les possèdent ou les louent. De plus, il existe des coûts variables liés aux dépenses énergétiques, qui peuvent varier légèrement en fonction de la distance parcourue. Cependant, dans l’industrie de la livraison de colis, les variations en kilomètres sont relativement limitées, et le coût de l’énergie joue un rôle relativement mineur dans la structure globale des coûts.
D’autre part, il y a les entreprises de livraison de colis elles-mêmes, qui supportent également des coûts fixes substantiels. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises de livraison de colis choisissent de s’appuyer sur des sous-traitants pour la livraison du dernier kilomètre, car cela leur permet de maintenir une structure de coûts hautement variable. Grâce au modèle de tarification par colis que nous avons mentionné précédemment, elles peuvent surveiller de près les coûts et d’améliorer leur rentabilité.
Le défi consiste à trouver le point d’équilibre entre ces deux seuils. Il est important de noter que cet équilibre n’est pas gravé dans le marbre. Dans certains cas, ces seuils peuvent être inversés, notamment lorsque les colis ont déjà été vendus à un détaillant spécifique. Si ce détaillant est fortement concentré dans des zones éloignées de l’agence, le prix reçu pour ces colis peut être très bas, et les coûts du sous-traitant pourraient dépasser ce qui peut être réalisable pour la livraison du dernier kilomètre. La marge de négociation peut varier considérablement en fonction de facteurs tels que la structure et la géographie de la zone de livraison. Dans certaines situations, il peut y avoir très peu de place pour la négociation, voire aucune.
Dans la suite de l’article, nous nous concentrerons principalement sur le seuil de rentabilité des sous-traitants. Les entreprises de livraison de colis ont souvent une bonne compréhension de leur structure de coûts, en particulier pour chaque colis qu’elles transportent dans l’ensemble de la chaîne logistique. Cependant, les sous-traitants sont confrontés à des défis plus importants pour évaluer avec précision leur structure de coûts, en particulier lorsqu’ils débutent dans une région.
Étude de cas réelle : analyse approfondie de la structure des coûts d’un sous-traitant
Périmètre de l'activité du sous-traitant
Plongeons dans une étude de cas réelle pour mieux comprendre comment la tarification des sous-traitants est abordée et pourquoi elle peut parfois être insuffisante ou contreproductive.
Dans ce cas, nous nous concentrerons sur les détails de l’activité d’un sous-traitant donné. Les données ci-dessous représentent le type d’informations avec lesquelles la personne responsable de la négociation devait travailler.
Sur la zone désignée pour ce sous-traitant, 8 chauffeurs traitaient en moyenne 460 colis par jour. La distance moyenne parcourue par les véhicules était d’environ 100 kilomètres. La structure de coûts est composée de coûts fixes (environ 93 € par jour), qui comprennent les dépenses de location des camionnettes et les salaires des chauffeurs. Ces coûts fixes restent les mêmes, quel que soit le nombre de colis livrés chaque jour. Par exemple, si seulement 4 chauffeurs sont requis un jour donné, le sous-traitant doit tout de même payer ses 8 chauffeurs.
De plus, il y a des coûts variables, qui s’élèvent à environ 10 € par jour pour chaque chauffeur mobilisé. Ces coûts dépendent de facteurs tels que les outils déployés sur le terrain, car les camionnettes consomment de l’énergie et supportent des frais opérationnels.
Le graphique illustre la variation de l’activité tout au long de la semaine, avec les mardis et mercredis affichant le plus grand volume de livraisons. Cette fluctuation permettait au sous-traitant de planifier stratégiquement des jours de congé pour certains chauffeurs les lundis et samedis pour compenser les journées plus chargées et garantir qu’ils puissent gérer la saisonnalité hebdomadaire avec les huit chauffeurs disponibles.
Sur la base de ces données, l’équipe a estimé le coût moyen de livraison par colis pour le sous-traitant à 1,79 €. Pour parvenir à ce chiffre, ils ont pris en compte des facteurs tels qu’une augmentation potentielle de 5% des prix de l’énergie. Ils ont ajouté une marge de 5% pour garantir une marge bénéficiaire raisonnable pour le sous-traitant, ce qui a abouti à un prix négocié de 1,88 € par colis. Il est important de noter qu’avec ces données à leur disposition, il s’agissait probablement de la meilleure estimation qu’ils pouvaient obtenir.
Analyse de l'activité du sous-traitant
Sur le graphique, vous pouvez voir les résultats des simulations menées pour aborder ces défis. L’utilisation de 7 tournées est le scénario le plus courant. Cependant, il y a des jours où plus de 8 tournées peuvent être requises, notamment lors des pics d’activité, et d’autres où seules 6 ou même 5 tournées sont nécessaires.
La question centrale qui se pose est de savoir si l’utilisation de 8 tournées est adéquate ou excessive. Déterminer le bon niveau est essentiel pour garantir l’efficacité et la rentabilité du système. Ce défi met en lumière la complexité de l’établissement d’un modèle de rémunération optimal pour les sous-traitants qui prend en compte les variations du volume de colis et les facteurs externes tels que les prix de l’énergie.
Ce graphique offre des informations précieuses sur les performances du sous-traitant au cours d’une année, après l’établissement d’une tarification de 1,88 € par colis.
Sur l’axe des X, vous pouvez observer le nombre de colis pour chaque jour, chaque point bleu représentant une journée passée d’activité. Chaque jour, nous avons pu calculer avec précision le nombre de colis que le sous-traitant devait livrer et estimer ses coûts. Ce calcul des coûts prenait en compte à la fois les dépenses fixes et les coûts variables liés à des facteurs tels que les kilomètres parcourus. La ligne orange sur le graphique représente les revenus et forme une ligne parfaitement droite en raison de la tarification fixe de 1,88 € par colis payée au sous-traitant.
Cependant, ce qui devient évident à la lecture de ce graphique, c’est le décalage significatif entre la structure des coûts du sous-traitant et ses revenus. Beaucoup des problèmes que nous avons abordés tout au long de cet article découlent de ce désalignement. Les points bleus peuvent se situer à gauche ou à droite de la ligne orange, indiquant si les revenus sont inférieurs ou dépassent les coûts de livraison.
Les jours qui correspondent à la marge de 5% que nous avons initialement identifiée et sur laquelle nous avons basé nos calculs correspondent à la situation nominale lorsque le prix était fixé à 1,88 € par colis. Cependant, en pratique, les variations sont bien plus importantes que les 5% initialement estimés autour de la moyenne. Fixer le bon prix dans ces circonstances est très difficile.
En fonction de la période l’année, la structure de coûts n’est pas la même. Avec le recrutement de chauffeurs temporaires, la peak season l’augmente considérablement. Ces informations mettent en lumière les subtilités de la rémunération des sous-traitants et les défis liés à l’alignement de la tarification sur des structures de coûts variables et des fluctuations saisonnières.
Examinons la situation sous un angle différent, en prenant en compte les revenus et les coûts sur une année, mois par mois. Le graphique ci-dessous révèle des données de juin 2021 à avril 2022.
On peut observer d’importantes oscillations de revenus : baisse notable en août, suivie d’une augmentation des volumes de colis lors de la peak season, puis une nouvelle baisse en janvier, pour finalement se stabiliser. Cette variation est assez significative, presque doublant en l’espace de six mois.
En revanche, la structure des coûts reste relativement stable. Le sous-traitant peut difficilement s’adapter à de telles fluctuations de revenus, car des dépenses fixes doivent être payées quoi qu’il arrive.
La hausse soudaine des coûts, marquée ici, correspond à l’embauche d’un chauffeur supplémentaire en octobre. Il semble que la décision de l’embaucher ait peut-être été prise trop tôt, car la structure des coûts a augmenté plus rapidement que les revenus pendant cette période. Cela souligne l’importance d’anticiper et de mesurer l’impact de telles décisions avec précision.
Ainsi, à la fin de cette année d’exploitation presque complète, l’activité a entraîné une perte de revenus (-1 660,93 €), avec une marge négative (-0,8 %) alors que nous visions une marge positive de 5%. Une telle situation peut être très critique pour un sous-traitant au bord de la faillite. Comprendre ces dynamiques et prévoir son activité et rentabilité un an à l’avance est extrêmement difficile.
L’approche de Kardinal pour garantir la rentabilité de la collaboration
Alors, que peut-on faire pour relever ce défi ? Pour la pérennité des différentes parties prenantes, il est nécessaire de maintenir la rentabilité des entreprises de livraison de colis tout en rémunérant équitablement les sous-traitants. Gardez à l’esprit que nos suggestions ne sont pas exhaustives, mais elles contribuent à résoudre ce problème.
Kardinal a développé la solution “Territory Analytics & Optimization (TAO)” axée sur l’aide à la prise de décision tactique et stratégique, en particulier l’optimisation de la sectorisation territoriale. Cet outil permet de diviser les territoires en secteurs pour les sous-traitants, facilitant ainsi les négociations de prix.
1- Acquérir une compréhension approfondie du coût structurel de la livraison dans la zone d'un sous-traitant
Notre première recommandation consiste à approfondir la compréhension des coûts structurels de livraison dans une zone donnée. Souvent, la tarification des sous-traitants est basée sur des tarifs précédents ou des prix de référence, qui ne sont pas toujours optimaux. Le renouvellement de la collaboration avec un sous-traitant doit être perçu comme une opportunité de réoptimisation pour créer une configuration plus rentable.
Comprendre la structure des coûts de livraison est crucial. Les zones éloignées de l’agence de livraison avec une faible densité nécessitent naturellement des prix plus élevés en raison de la productivité réduite. Estimer le coût réel grâce à des simulations garantit que les sous-traitants peuvent travailler avec les prix proposés tout en veillant à minimiser les coûts pour l’entreprise de livraison.
Par exemple, envisagez un scénario où un sous-traitant gère 6 tournées. L’outil permet aux utilisateurs de spécifier une période, y compris les jours de la semaine et les mois. En utilisant ces données, des estimations précises peuvent être fournies pour chacune de ces tournées, notamment le nombre moyen de kilomètres parcourus, le nombre de chauffeurs requis et leurs heures de travail.
Ce qui renforce la valeur de la solution Kardinal, c’est sa capacité à offrir des informations sur les variations. Les utilisateurs peuvent observer comment ces métriques évoluent avec le temps, comme le nombre moyen de kilomètres parcourus chaque semaine. Cette analyse approfondie des données facilite une compréhension complète de la structure de coûts du sous-traitant, ce qui est essentiel pour déterminer une tarification appropriée.
2- Prédire le niveau d'activité pour aider les sous-traitants à anticiper leurs recrutements
L’une des difficultés majeures pour un sous-traitant est d’anticiper ses ressources, en particulier pendant la peak period. Pour remédier à cela, nous avons mis en place une initiative pour certains de nos clients qui consiste à anticiper cette période intense en combinant des technologies de prévision par Machine Learning, en se basant sur les tendances récentes et les données de l’année précédente. Nous élaborons différents scénarios pour déterminer comment se déroulera cette peak season dans chaque région spécifique d’un sous-traitant.
Nous utilisons ces scénarios pour estimer le modèle de livraison, en déterminant par exemple combien de colis seront livrés chaque jour dans une région donnée et combien de chauffeurs seront nécessaires. Pour certains de nos clients, nous fournissons une planification détaillée semaine par semaine, en prenant en compte la charge de travail de chaque sous-traitant.
Ce que vous voyez ici est une illustration anonymisée de données réelles. Par exemple, pour la première zone, nous avons estimé que la référence serait d’environ 531 colis par jour au début de la peak season. Nous avons ensuite prévu comment cette charge évoluerait au cours de la période et combien de chauffeurs seraient nécessaires chaque semaine pour maintenir une stabilité opérationnelle.
Cette approche est cruciale car les sous-traitants manquent souvent de visibilité pendant cette période de pics. Ils peuvent réagir trop tôt en recrutant trop de chauffeurs à l’avance, ce qui entraîne des pertes financières, ou réagir trop tard, ce qui nuit à la qualité du service. En fournissant une visibilité accrue et des recommandations claires aux sous-traitants, nous les aidons à planifier plutôt qu’à réagir, ce qui est essentiel pour gérer leur structure de coûts, notamment les coûts fixes.
3- Réorganiser les territoires de manière à ce que les sous-traitants soient suffisamment importants pour atteindre la masse critique de 10 chauffeurs.
Pour certains acteurs de la livraison de colis, sous-traiter le dernier kilomètre à des partenaires transport suffisamment important est une bonne pratique pour gérer les fluctuations. Un sous-traitant employant au moins 10 chauffeurs a plus de flexibilité pour organiser ses tournées. Plus le nombre de chauffeurs est élevé, plus la structure des coûts ainsi que les performances sont stables. Le potentiel d’optimisation avec un outil tel que Kardinal est également plus important. Ainsi, en encourageant les sous-traitants à croître avec vous, vous engagez une véritable collaboration avec eux.
Cependant, il existe d’autres moyens, notamment veiller à ce qu’ils travaillent en équipe. Si deux sous-traitants de cinq chauffeurs travaillent ensemble en tant qu’équipe, comme s’ils n’en formaient qu’un seul, cela peut également être une bonne option s’ils arrivent à s’organiser ensemble de façon efficace.
Comme nous l’avons vu, l’application de ce type de politique donne de très bons résultats opérationnels pour les clients. Cela rend tout beaucoup plus facile, à condition que le sous-traitant soit bien soutenu.
Résultats de l’optimisation Kardinal
Reprenons l’étude de cas présentée précédemment. Grâce à la solution TAO de Kardinal, le sous-traitant a pu optimiser ses opérations. En utilisant les capacités de prévision pour anticiper la peak period et optimiser davantage sa structure de coûts, nous avons réussi à retirer une tournée à partir de fin de septembre. Le recrutement d’un chauffeur supplémentaire, pour soutenir les pics d’activité, a également pu être retardé de quelques semaines.
Malgré la baisse de volumes en 2022 suite à l’inflation, le sous-traitant a pu être rentable chaque mois. Au final, sur cette période, il a constaté une hausse de ses revenus (-1 660,93 € sans l’optimisation versus +11 265,05 € avec Kardinal) et de sa marge (-0,8% sans l’optimisation versus +5,4% avec Kardinal).
En conclusion, l’industrie de la livraison de colis est confrontée à d’importants défis liés à la pénurie de chauffeurs et aux relations complexes avec les sous-traitants. Les taux élevés de rotation des chauffeurs ont un impact direct sur la qualité du service, tandis que la santé financière des sous-traitants est souvent précaire en raison de la complexité et des coûts élevés associés à la livraison du dernier kilomètre.
La tarification des sous-traitants est un aspect crucial de cette dynamique. Trouver le bon équilibre entre la rentabilité des sous-traitants et la viabilité financière des entreprises de livraison de colis est un défi complexe. Les coûts fixes et variables, ainsi que les variations saisonnières, rendent la tarification standard difficile à établir.
L’approche de Kardinal, qui repose sur une compréhension approfondie des coûts structurels, la prévision de l’activité pour anticiper les besoins en main-d’œuvre et la réorganisation des territoires, offre des solutions pour garantir la rentabilité de la collaboration entre les sous-traitants et les entreprises de livraison de colis.
En fin de compte, ces solutions permettent de créer des relations plus équitables et durables entre les acteurs de l’industrie, tout en maintenant la qualité du service offert aux clients.
