Optimierung der Tourenplanung für die mobile Blutentnahme durch die Labore von Cerballiance
Mithilfe der Lösung von Kardinal optimieren die medizinischen Labore von Cerballiance die Tourenplanung für die Blutentnahme zu Hause. In diesem Erfahrungsbericht lesen Sie, wie Cerballiance die mobile Blutentnahme digitalisieren konnte und welche Vorteile den Mitarbeitern daraus entstehen.
Über Cerballiance
Das Netzwerk von Cerballiance besteht aus über 500 medizinischen Laboren, die in ganz Frankreich, sowohl auf dem Festland als auch im Übersee-Département La Réunion, vertreten sind. Die Labore sind Teil der Cerba Healthcare Group, die auch in anderen Ländern vertreten ist, darunter in Luxemburg, Belgien, Italien und mehreren afrikanischen Ländern.
In Frankreich zählt das Cerballiance-Netzwerk 4.800 Mitarbeiter und betreut täglich mehr als 70.000 Patienten zu Hause, in seinen Laboren sowie in verschiedenen Gesundheitseinrichtungen.
Bestandsaufnahme vor Projektbeginn
Manuelle und laborabhängige Tourenplanung
Als wir mit der Digitalisierung der Tourenplanung für die mobile Blutentnahme begannen, betreute ich ein Labor, von dem aus jeden Tag drei Probenehmer zu den Patienten nach Hause fuhren. Tag für Tag hatte ich große Probleme mit der Organisation der Verfügbarkeiten, sowohl hinsichtlich der Patienten als auch der Probenehmer. Dieses Projekt entstand aus dem Bedarf, die Verwaltungsarbeit zu automatisieren.
Vor Projektbeginn wurden die Termine für die häusliche Blutentnahme am Vortag von den Bürokräften eingetragen. Die Probenehmer verteilten diese Termine daraufhin manuell auf die verschiedenen Touren des nächsten Tages. In jedem Labor nahm diese manuelle Planung etwa eine Stunde pro Tag in Anspruch. Darüber hinaus war vor Verlassen des Labors am nächsten Morgen eine erneute Überprüfung erforderlich, um sicherzustellen, dass alle möglichen Einschränkungen seitens der Patienten erfüllt wurden.
Diese Planung wurde einzeln für jedes Labor durchgeführt, ohne dass eine Zusammenlegung von Terminen zwischen den verschiedenen Laboren möglich gewesen wäre.
Komplexe Tourenplanung mit starken Einschränkungen
Die Tourenplanung für die mobile Blutentnahme durch die Labore von Cerballiance erfordert die Berücksichtigung verschiedener branchenspezifischer Einschränkungen, darunter:
- das Management der Laborproben: die präanalytischen Voraussetzungen der entnommenen Proben müssen präzise eingehalten werden. So muss beispielsweise eine Blutprobe innerhalb von 3 Stunden nach der Entnahme zur Zentrifugation ins Labor gebracht werden.
- die Kompatibilität zwischen Probenehmer und Probe: bei der Planung müssen die fachlichen Kompetenzen der einzelnen Probenehmer berücksichtigt werden. Nicht alle Probenehmer können beispielsweise einen Katheter legen.
- die Zeitfenster für den Hausbesuch: bei bestimmten Patienten ist die Anwesenheit einer Betreuungskraft erforderlich, die sich wiederum auf die Besuchszeiten der Probenehmer auswirkt.
Diese und zahlreiche weitere Einschränkungen müssen bei der Tourenoptimierung berücksichtigt werden und machen eine effiziente manuelle Planung nahezu unmöglich.
Die Terminvereinbarung, die Ausarbeitung der Touren, die Berücksichtigung der Besuchszeiten und verschiedener anderer Details, die für die umfassende Betreuung unserer Patienten unabdinglich sind, die Möglichkeit, ein genaues Zeitfenster zu kommunizieren und dieses auch einhalten zu können: All diese Kriterien von Hand zu erfüllen, erscheint fast unmöglich, und ist uns tatsächlich nicht ausreichend gelungen.
Die Lösung
Seitdem wir die Lösung von Kardinal verwenden, erfolgt die Terminvergabe über das Webinterface (sowohl für Bürokräfte, als auch für die medizinischen Fachkräfte und Probenehmer). Die Standortleiter geben die Einsatzzeiten der einzelnen Fachkräfte ein, daraufhin führt der Algorithmus automatisch die nötigen Berechnungen durch und am nächsten Morgen können die Probenehmer umgehend mit ihrer Arbeit beginnen.
Die Lösung von Kardinal ist ein professionelles Tool für die Terminplanung, das auf zahlreiche branchenspezifische Anforderungen für die mobile Blutentnahme eingeht:
- Rückführung der Proben ans Labor
- Labor-übergreifende Verwaltung der Probenentnahme
- Automatisches und optimiertes Notfallmanagement
- Einbeziehung verschiedener Verkehrsmittel (Fußgänger, öffentliche Verkehrsmittel, Auto)
- Ressourcenpriorisierung (mit möglicher Verstärkung)
- Startadresse der Probenehmer
- Kompetenzen der Probenehmer (z. B. Katheter legen)
- Lebensdauer einer Probe
- Entnahmedauer
- Maximal zurückgelegte Entfernung pro Probenehmer
Die Vorteile
Im Labor
Wir benötigten früher über eine Stunde pro Tag, um die Hausbesuche für 40 Patienten zuzuteilen. Diese Stunde sparen wir jetzt ein und können sie anderen Tätigkeiten im Labor zugutekommen lassen.
Zeitersparnis bei der Planung
Verbesserte Produktivität
Erleichtertes Notfallmanagement (automatische Zuteilung)
Bessere Übersicht über die laufenden Touren
Einhaltung der präanalytischen Voraussetzungen für Patientenproben
Einfachere Kommunikation durch zentralisierte Informationen
Vor dem Einsatz von Kardinal war eine perfekte Kommunikation zwischen allen Beteiligten erforderlich, was natürlich nicht immer umsetzbar war. Es hat die Verwaltung der Terminvergabe enorm erleichtert, die Bedürfnisse und zeitlichen Einschränkungen jedes einzelnen Patienten zu kennen, die Notwendigkeit für die Anwesenheit einer Betreuungskraft, usw.
Für die Probenehmer
Weniger Stress bei Terminplanung und -einhaltung
Weniger Zeitverlust im Tourenverlauf
Weniger gefahrene Kilometer
Kardinal gibt eine Streckenbegrenzung vor: Früher versuchten die Probenehmer, die Touren ohne Berechnung der dabei gefahrenen Kilometer zu optimieren. Bei Kardinal wird dieser Parameter automatisch berechnet, so dass sie an einem Vormittag nicht mehr als 5 km fahren müssen.
Für die Patienten
Abgesehen von der verbesserten Tourenoptimierung schätzen wir und unsere Mitarbeiter im Büro es sehr, dass wir die Ankunftszeit bei unseren Patienten realistisch einschätzen können. Wenn uns Patienten anrufen, weil sie sich Sorgen machen, weil die Krankenschwester noch nicht da war, können wir ihnen sagen: „Sie sind die Nächste“ oder „Wir sind in eineinhalb Stunden bei Ihnen“. Auch die Patienten sind mit unserem neuen Service sehr zufrieden.
Patientenbedürfnisse werden umfassend erfüllt
Patienten kennen die genaue Ankunftszeit des Probenehmers
Analyseergebnisse stehen schneller zur Verfügung
Im Folgenden finden Sie den Videobericht des Cerballiance-Teams:
Möchten Sie mehr über die Anwendungsfälle erfahren, die unsere Lösung erfüllen kann?
