Peak Season für KEP-Dienste: so liefern Sie effizient!
- 29 Juni 2022
- 5 mins
Black Friday, Weihnachten, Sommerschlussverkauf: Die konsumfreudigsten Zeiten des Jahres verlangen der KEP-Branche wahre Spitzenleistungen ab.
Diese mit einer überdurchschnittlich hohen Nachfrage einhergehenden Jahreszeiten werden als Hochsaison oder mit den englischen Begriffen „Peak Period“ oder „Peak Season“ bezeichnet. Insbesondere kurz vor und während der Weihnachtszeit werden in den Geschäften und im Onlinehandel die höchsten Umsatzerlöse erzielt, die wiederum mit bedeutsamen Warenbewegungen einhergehen.
Die wichtigsten Termine der Peak Season im Überblick:
- Singles’ Day in China (11. November)
- Cyber Week mit Thanksgiving, Black Friday und Cyber Monday (4. Donnerstag bis 5. Montag im November)
- Weihnachten (25. Dezember)
Diese kommerziellen Ereignisse erhöhen die auszuliefernden Volumen beträchtlich: Die KEP-Dienste transportieren in diesem Zeitraum mehrmals im Monat mehrere Millionen Pakete pro Tag. Im Jahr 2021 beförderte das französische Unternehmen La Poste – Colissimo in den Monaten November und Dezember 100 bis 120 Millionen Pakete. Im Angesicht dieser Herausforderungen ist eine hervorragende Vorbereitung das A und O: ohne eine entsprechende Anpassungsfähigkeit ist das Chaos vorprogrammiert.
Wie aber können KEP-Dienstleister die Peak Season effizient bewältigen und Kunden gleichzeitig einen qualitativ hochwertigen Service bieten? In diesem Artikel finden Sie unsere Tipps zu diesem brisanten Thema!
Erfolgreiches Management in der Hochsaison
Die Peak Season muss bereits Monate im Voraus geplant werden, für Improvisationen findet sich in dieser strapaziösen Zeit kein Raum. Den Anbietern stehen heute zahlreiche digitale Tools zur Verfügung, die ihnen die Verwaltung der logistischen Abläufe erleichtern. Darüber hinaus setzen die Unternehmen in dieser intensiven Phase eine Reihe von Best Practices um, die wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Artikels vorstellen.
1. Vorausschauende Planung der zu verarbeitenden Volumen
Durch die Analyse der geschäftlichen Aktivitäten in früheren Zeiträumen (z. B. Hochsaison des Vorjahres) und die Beobachtung der Marktprognosen sowie der Geschäftsentwicklung (Kundengewinnung oder -verlust) können Anbieter das voraussichtlich zu bewältigende Paketvolumen einschätzen. In der Regel erstellen die Unternehmen einen Rahmenplan, der ihre Entwicklung (z. B. durch die Eröffnung zusätzlicher Standorte) über mehrere Jahre hinweg leiten soll. Dieser Plan berücksichtigt sowohl die normale Aktivität als auch Peak Seasons und wird jedes Jahr entsprechend der prognostizierten und tatsächlichen Betriebszahlen angepasst.
Die Peak Season wirkt sich unterschiedlich auf die verschiedenen Anbieter auf, da ihr Ausmaß in erster Linie vom Anteil der abzufertigenden B2C-Pakete abhängt. Entsprechend unterschiedlich fallen auch die Vorbereitungen aus. Dennoch müssen alle KEP-Unternehmen in der Lage sein, sich zeitweise einem hohen Rhythmus anzupassen und ihren Kunden parallel einen erstklassigen Service zu gewährleisten. Um den Kundenerwartungen umfassend gerecht zu werden und möglichst genaue und zuverlässige Geschäftsprognosen zu erhalten, müssen die Anbieter mit ihren Kunden Hand in Hand arbeiten.
Wie wir bereits in unserem vorherigen Artikel verdeutlicht haben, beruht die hochspezifische Organisation eines KEP-Netzes in den meisten Fällen auf einer gut durchdachten Gebietseinteilung. Diese wird häufig anhand von Postleitzahlen aufgebaut und ermöglicht es, das von einer Niederlassung bestellte Gebiet im Rahmen der Tourenplanung in verschiedene Sektoren zu unterteilen. Eine optimale Gebietseinteilung verbessert nicht nur die Tourenperformance, sondern auch die Leistung der Kommissionierung und Sortierung der Pakete im Lager, bevor sie in die Lieferfahrzeuge verladen werden.
💡 Die Lösung Territory Analytics & Optimization (TAO) von Kardinal hilft Ihnen dabei, Ihre aktuelle Gebietseinteilung zu analysieren und deren Leistung zu bewerten. Ausgehend von Ihren historischen Daten optimiert das Tool die Gebietseinteilung und die Ausrichtung Ihrer Ressourcen.
Ihre Lösung für die strategische Gebietseinteilung in der KEP-Branche
Im Vorfeld einer kommenden Peak Season können Sie die möglichen Entwicklungen mithilfe eines Tools für die Gebietseinteilung simulieren und so die verschiedenen Auswirkungen in Bezug auf Ressourcen, Kosten und Leistung erfassen.
💡 Unsere Lösung TAO ermöglicht Ihnen die manuelle Bearbeitung Ihrer Gebietseinteilung, um einzelne Gebiete zu verfeinern und die Auswirkungen verschiedenster Neuerungen zu testen: Änderungen im Fuhrpark, Entwicklung der Geschäftstätigkeit, neue Vorschriften, Eröffnung einer zusätzlichen Zweigstelle etc.
Ein ausreichend großes und gut organisiertes Netzwerk ist von elementarer Bedeutung, um das gesamte zu beliefernde Gebiet effizient abzudecken.
Genauso muss sichergestellt werden, dass man über alle nötigen Mittel verfügt, die für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeit erforderlich sind. Mithilfe eines intelligenten Tools können Sie den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen sowie die zentralen geografischen Gebiete bedeutend leichter identifizieren.
2. Vorbereitung der Mitarbeiter und angepasste Organisation
Da das zu bearbeitende Volumen viel höher als normal ausfällt, ist eine Verstärkung der internen Teams notwendig. Oftmals beauftragen KEP-Dienste verschiedene Subunternehmer mit der Zustellung, insbesondere auf der letzten Meile, zahlreiche Unternehmen stellen Saisonarbeiter ein, um alle täglichen Lieferungen bewältigen zu können. Diese Einstellung muss vorausschauend erfolgen: Der Mangel an Auslieferungsfahrern wirkt sich auch heute noch auf die gesamte Branche aus.
In vielen Fällen erweist sich die Einrichtung eines eigenen Callcenters für die Hochsaison als sinnvoll. Auf diese Weise werden die in der Kundenbetreuung tätigen Mitarbeiter unterstützt, die in dieser Zeit ein erhöhtes Aufkommen bearbeiten müssen, und das Kundenerlebnis verbessert.
Auch der Druck auf die Paketzentren nimmt während der Peak Season zu. Für die Hochsaison hat La Poste – Colissimo nahezu 6.000 zusätzliche Mitarbeiter an BRD geholt, während GeoPost/DPDgroup 12.000 Fahrer und 5.000 Arbeiter in den Sortierzentren eingestellt hat.
In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung, sämtlichen Mitarbeitern und insbesondere den Neuzugängen eine gründliche Schulung zukommen zu lassen. Viele Niederlassungsleiter geben an, dass ihre Fahrer nach drei bis sechs Monaten in einem Gebiet voll leistungsfähig sind. Nach dieser Zeit kennen sie die regelmäßigen Kunden und ihre Einschränkungen (z. B. ihre bevorzugten Lieferzeiten) und beherrschen ihr Gebiet und seine Besonderheiten.
Die Lagerkapazitäten kommen in der Hochsaison schnell an ihre Grenzen. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, setzen immer mehr KEP-Unternehmen ein versetztes Abfahrtssystem um: Mehrere Abfahrten erfolgen nacheinander von derselben Rampe. Sobald sich die erste Lkw-Welle auf Tour befindet, kommt die nächste ins Rollen. Auf diese Weise können Niederlassungen ihre Kapazität verdoppeln und Störungen im Ablauf auf ein Minimum reduzieren.
3. Automatisierung von repetitiven Aufgaben
Um die Arbeit der operativen Mitarbeiter zu erleichtern und die Leistung zu steigern, investiert die KEP-Branche zunehmend in leistungsfähige Tools, mit denen sich bestimmte repetitive Aufgaben mit geringerem Mehrwert automatisieren lassen. Durch die zeitliche Effizienz und ein reduziertes Fehlerrisiko können derartige Tools erhebliche Einsparungen erzielen. La Poste – Colissimo hat insbesondere in neue Anlagen investiert, die über 35.000 Pakete pro Stunde verarbeiten können – im Gegensatz zu Sortiermaschinen der „alten Generation“, die nur 10.000 bis 15.000 Pakete bewerkstelligen können.
Zu den verschiedenen Werkzeugen gehören zunächst die Förderbänder, auf denen die Lagerarbeiter die in den Filialen ankommenden Pakete ablegen, damit sie zu den verschiedenen Zustellern weitergeleitet werden können. Diese Bahnen ermöglichen eine schnellere und sicherere Beförderung der Pakete sowie eine Verringerung der von den Mitarbeitern zu tragenden Lasten.
Die Pakete laufen an den Zustellern vorbei, die die für ihr Gebiet relevanten Waren abholen. Sie können sie dann sortieren und in ihr Fahrzeug laden, bevor sie ihre Tour antreten. Für eine maximale Toureneffizienz ist es von grundlegender Bedeutung, die Lieferfahrzeuge rational zu beladen. Die Pakete werden in umgekehrter Reihenfolge der Lieferung platziert: Die zuletzt gelieferten Pakete werden ganz hinten im Fahrzeug positioniert, sodass die zuerst gelieferten Pakete sofort zugänglich sind.
Bei jedem Schritt scannen die Mitarbeiter die Paketetiketten und gewährleisten damit die einwandfreie Rückverfolgbarkeit des gesamten Transportwegs: von der Abgabe des Pakets über die Ankunft in den verschiedenen Paketzentren bis zur endgültigen Zustellung. Dieses Scannen der Pakete kann mit mobilen Scannern oder durch eine Smartphone-App mit integriertem Barcode-Scanner erfolgen. Dies erfordert die Implementierung eines LVS / WMS (Lagerverwaltungssystem / Warehouse-Management-Systemen) oder eines ERP (Enterprise-Resource-Planning), das mit sämtlichen Tools verbunden ist und alle Vorgänge erfasst.
4. Optimierung der Liefertouren
Am Ende der Transportkette befindet sich die letzte Meile: ein schwieriges und dennoch entscheidendes Glied, bei dem der Zweck des Versands durch die Lieferung an den Endkunden erfüllt wird. Der Transport auf der letzten Meile ist kostspielig und voller Unwägbarkeiten, eine Optimierung ist auf diesem Abschnitt – und insbesondere in der Peak Season! – unabdinglich. Die Tourenoptimierung ist die wichtigste Lösung für Transportunternehmen, um wirtschaftlich und ökologisch bestehen zu können.
Ihre Hauptaufgabe besteht darin, die Touren optimal zu planen: Schon unter normalen Umständen verwenden die Planer zu viele Stunden auf diese komplexe und zeitraubende Aufgabe. Die manuelle Planung der Zustellung von Millionen von Paketen während der Hochsaison ist ein Ding der Unmöglichkeit.
💡 Lösungen zur Tourenoptimierung, wie ARO (Always-On Route Optimization) von Kardinal, unterstützen die Disponenten bei der Planung ihrer Touren. So sparen Sie wertvolle Zeit, die sie in Aufgaben mit höherem Mehrwert investieren können.
Tatsächlich sollte sich die Tourenoptimierung allerdings nicht auf die reine Planung beschränken: Die Touren müssen in Echtzeit kontinuierlich an unvorhergesehene Ereignisse angepasst werden. Abwesende Fahrer oder Kunde, Staus, Unfalls … schnell kann eine Komplikation eintreten, die sich erheblich auf die Fahrtzeiten auswirkt. Daher ist es notwendig, den Verlauf der aktuellen Touren in Echtzeit verfolgen und optimieren zu können.
💡 Unsere Lösung ARO (Always-On Route Optimization) stützt sich auf einen dynamischen Algorithmus, durch den Sie Ihre Touren in Echtzeit an die reellen Verhältnisse vor Ort anpassen können. So können Sie schnell und effizient auf Unvorhergesehenes reagieren. Diese kontinuierliche Optimierung ist das Herzstück unserer Algorithmen und bringt eine immer relevantere und vor Ort jederzeit umsetzbare Optimierung mit sich.
Indem Sie die Aktivitäten vergleichbarer Zeiträume analysieren, können Sie der nächsten Peak Season gelassen entgegensehen. Eine gründliche Vorbereitung auf diese intensive Zeit ist das A und O. Unvorhergesehene Ereignisse sind unvermeidlich, aber durch die Einführung von Präventivlösungen können Sie proaktiv darauf reagieren. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, werden immer weitere technische Hilfsmittel entwickelt, die den Mitarbeitern leistungsstark zur Seite stehen. Mithilfe von Lösungen zur Gebietseinteilung können KEP-Unternehmen ihre Aktivitäten analysieren und fundierte Entscheidungen treffen, um ihre Leistung in der Peak Period, aber auch im Rest des Jahres zu verbessern. Die Lösung Territory Analytics & Optimization (TAO) von Kardinal bietet Ihnen echte Transparenz, um ihr Geschäft das ganze Jahr über effizient zu steuern.
